Comment écrire un cahier des charges SAAS (avec template à télécharger)

Le cahier des charges : votre meilleur investissement temps

Un bon cahier des charges (CDC) fait gagner des semaines de dev inutile et économise 15 à 30% sur le budget total du projet. Un mauvais CDC (ou pas de CDC) : dérives de scope, conflits prestataire, produit qui rate sa cible.

Passer 8 à 16 heures sur un CDC avant de lancer un projet à 30 000 € est l’un des meilleurs ROI que vous ferez dans votre vie de dirigeant.

Les 2 pièges à éviter d’emblée

Piège 1 — Écrire un CDC trop détaillé

Un CDC n’est pas un document technique. Vous ne rédigez pas les spécifications d’implémentation — vous exprimez les objectifs, les contraintes, les priorités. Laissez le prestataire proposer les solutions techniques.

Exemple de détail excessif :

❌ “L’utilisateur cliquera sur le bouton bleu en haut à droite pour ouvrir un modal contenant un formulaire avec 3 champs dont un select avec ces 5 options : …”

Bon niveau de détail :

✅ “L’utilisateur doit pouvoir créer un nouveau client en moins de 15 secondes. Les infos indispensables : nom, email, téléphone. Les infos optionnelles : SIRET, adresse, commentaires.”

Piège 2 — Écrire un CDC trop vague

À l’inverse, un CDC en 2 pages qui dit “on veut un CRM moderne” ne permet pas de chiffrer. Le prestataire vous fera un devis à la louche, qui explosera en cours de route.

Trouvez l’équilibre : assez précis pour chiffrer, assez flexible pour ne pas figer les solutions.

La structure qui fonctionne

Voici la structure que nous utilisons avec nos clients, éprouvée sur 30+ projets.

1. Contexte (1-2 pages)

Votre entreprise : activité, taille, région
Votre problème actuel : ce qui coince, chiffré si possible
Vos ambitions à 2-3 ans : où voulez-vous en être ?
Pourquoi maintenant : quels événements (croissance, concurrence, opportunité) justifient ce projet

2. Utilisateurs (1-2 pages)

Décrire qui utilisera le produit :

Personas (3-5 profils-types)
Contextes d’usage (bureau, terrain, mobile)
Fréquence d’utilisation (quotidien, hebdo, ponctuel)
Compétences numériques (débutant → expert)

C’est souvent la partie la moins bien faite dans les CDC, et c’est pourtant la plus importante pour le design.

3. Fonctionnalités (3-6 pages)

Listez les fonctionnalités en 3 catégories :

Must-have (MVP) : sans elles, le produit ne sert à rien
Should-have (V2) : très utiles, pas bloquantes
Nice-to-have : améliorent, pas essentielles

Pour chaque fonction, 3-5 lignes décrivant le besoin (pas la solution). Exemple :

Gestion des devis Doit permettre de produire un devis rapide (< 5 min) à partir d’une bibliothèque de postes préconfigurée. Génération PDF à notre charte. Envoi par email direct. Suivi du statut (envoyé, consulté, accepté, refusé). Relances automatiques possibles.

4. Contraintes techniques (1-2 pages)

Intégrations obligatoires (ERP, compta, etc.)
Conformité (RGPD, HDS, secteur régulé)
Hébergement (France ? Europe ? cloud ok ?)
Navigateurs / appareils supportés
Volumétrie prévue (utilisateurs, données)

5. Design et UX (1 page)

Charte graphique (logo, couleurs, typo) : ont-elles été définies ?
Références d’inspiration (3-5 sites/apps que vous aimez visuellement)
Marque : ton, vocabulaire, posture

6. Planning et budget (1 page)

Budget indicatif ou fourchette
Date de mise en production cible
Contraintes de timing (événement client, saisonnalité)

7. Livrables attendus (1 page)

Code source (sur votre repo ? prestataire ?)
Documentation (technique, utilisateur)
Formations équipe
Maintenance post-livraison (mois gratuits ? contrat TMA ?)

8. Critères de succès (1 page)

Comment saurez-vous que le projet a réussi ?

Exemple :

Adoption par 90% des utilisateurs cibles dans les 2 mois
Réduction de 30% du temps passé sur [tâche X]
0 incident critique dans les 3 premiers mois

Template Word / Google Docs

Nous avons un template prêt à l’emploi qui suit exactement cette structure, avec des exemples pour chaque section. C’est gratuit.

👉 Demander le template

Astuce — La démarche “demi-jour”

Plutôt que passer 3 semaines à produire un CDC parfait seul, organisez :

Journée 1 : atelier interne (2-3 personnes clés de votre équipe), vous produisez une v0 du CDC en 4-5 heures. Ce sera imparfait — c’est le but.
Envoi à 3 prestataires : chacun vous renvoie ses questions / zones floues.
Journée 2 (1 semaine plus tard) : v1 du CDC, enrichie par les questions des prestataires.
Devis reçus.

Vous y gagnerez 2-3 semaines vs la démarche solitaire.

Les 10 questions qu’un prestataire sérieux vous posera

Si le prestataire ne vous pose pas ces questions, fuyez :

Qui sont les utilisateurs principaux ? Combien ?
Quel est votre processus actuel ?
Que devriez-vous garder du processus actuel ?
Qu’est-ce qui serait un échec à 6 mois ?
Quelle est votre urgence et pourquoi ?
Quel est votre budget plafond ?
Qui valide côté client ? Qui utilise ?
Quelles intégrations sont non-négociables ?
Y a-t-il des contraintes réglementaires ?
Que se passera-t-il si on prend 2 semaines de retard ?

Checklist finale avant envoi

Mon contexte business est clair ?
Les utilisateurs sont décrits précisément ?
Les fonctionnalités sont priorisées (must / should / nice) ?
Les intégrations obligatoires sont listées ?
Le budget indicatif est donné ?
Les critères de succès sont mesurables ?
Le CDC est lisible en 20 minutes max ?

Si toutes les cases sont cochées, envoyez.

Vous préférez co-rédiger avec nous ? On peut vous aider en 30 min de cadrage.

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